Vertraulichkeit & Unparteilichkeit

Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass keine Person in die Entscheidungsfindung eingebunden ist, wenn sie durch einen Einspruch bzw. eine Beschwerde persönlich betroffen ist und eine objektive Entscheidungsfindung fraglich ist.
Die Einspruchs-/Beschwerdeführung unterliegt der Vertraulichkeit und des Datenschutzes.

Eingabe

Einsprüche und Beschwerden werden nur bearbeitet, wenn sie in personifizierter, schriftlicher und allgemein verständlicher Form in deutscher oder englischer Sprache an die ÖGfZP übermittelt werden. Sie werden angenommen per Post, per E-Mail, per Fax und persönlich in schriftlicher Form.

Definition

  • Einspruch:
    Verlangen einer Person das Ergebnis zu einer Prüfungsentscheidung oder eine getroffene Entscheidung zum Status einer Zertifizierung erneut zu prüfen
  • Beschwerde:
    Beschwerde einer Person bzw. einer Organisation gegen die Zertifizierungsprozesse oder gegen eine zertifizierte Person.

Bestätigung des Erhalts

Die Zertifizierungsstelle bestätigt den Erhalt des Eingangs schriftlich (E-Mail, Fax, Post).
In der Bestätigung müssen der Status der Eingabe und die weitere Vorgangsweise kommuniziert werden. Dies sollte innerhalb von zwei Wochen erfolgen.

Untersuchung (1. Instanz)

Die Bearbeitung der Eingabe erfolgt durch die Zeichnungsberechtigten der Zertifizierungsstelle.
Bei Beschwerden über eine zertifizierte Person kann eine Aufforderung zur Rechtfertigung oder die Anforderung von entsprechenden Unterlagen notwendig sein. Ebenfalls kann eine Untersuchung vor Ort anberaumt werden. Alle relevanten Unterlagen sind der Zertifizierungsstelle zu übermitteln.

Entscheidung (1. Instanz)

Auf Grund der Entscheidung der Zeichnungsberechtigten der Zertifizierungsstelle wird eine entsprechende Beantwortung formuliert. Kann keine Entscheidung gefällt werden, so wird die Sachlage der 2. Instanz übergeben. Entsprechend ist die eingebende Person darüber zu informieren.

Mitteilung des Ergebnisses (1. Instanz)

Das Ergebnis ist in schriftlicher Form an die eingebende Person und an weitere betroffene Personen zu kommunizieren. Im Regelfall ist die Entscheidung endgültig.
Die Dauer von der Entgegennahme bis zur Mitteilung sollte, wenn möglich, acht Wochen nicht überschreiten. Ansonsten soll an die eingebende Person eine Information zum Fortschritt übermittelt werden.

Untersuchung (2. Instanz)

Die unabhängigen Mitglieder der Zertifizierungsstelle entscheiden in 2. Instanz. Wie in 1. Instanz können weitere Untersuchungen erforderlich werden.

Entscheidung (2. Instanz)

Zur Entscheidungsfindung ist eine einfache Mehrheit ausreichend. Bei Gleichstand entscheidet die Stimme des Vorsitzenden. Die Entscheidung des Gremiums der Zertifizierungsstelle ist endgültig.

Mitteilung des Ergebnisses (2. Instanz)

Die vorbereitete Mitteilung ist in schriftlicher Form an die eingebende Person und weitere betroffene Personen zu kommunizieren. Die Dauer von der Entgegennahme bis zur Mitteilung sollte, wenn möglich, acht Wochen nicht überschreiten. Ansonsten soll an die eingebende Person eine Information zum Fortschritt übermittelt werden.

Kosten

Für die Behandlung von Beschwerden und Einsprüchen ist der Standort der ÖGfZP festgelegt. Fallen im Rahmen der Untersuchungen Kosten an, die nicht von der ZS getragen werden, so ist dies vorab der Einspruch nehmenden Person bzw. des Einspruch nehmenden Betriebs mitzuteilen. Dazu zählen Kosten auf Grund der Anberaumung von Besprechungen bzw. Begutachtungen außerhalb des Standortes der ÖGfZP,  Kosten durch den Kauf von Regelwerken, Kosten im Falle einer erforderlichen Rechtsbeihilfe und dergleichen.